Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word dalam Membuat Surat Masal

Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word dalam Membuat Surat Masal

       Dalam menggunakan fasilitas Mail Merge ini dibutuhkan 2 (dua) file, file pertama sebagai induk (Main Document) dan file kedua merupakan sumber data yang biasa berisi data penerima surat atau undangan.
Untuk membuat surat massal dengan menggunakan Mail Merge, berikut langkah-langkahnya.


1.  Siapkan surat atau dokumen utama (main document) terlebih dahulu.



contoh dokumen inti proses mail merge ms word


2.  Klik tab Mailings, Klik tanda panah pada ikon Start Mail Merge yang terdapat pada kelompok             Start Mail Merge.
3.  Selanjutnya klik Step by Step Mail Merge Wizard.

4. Akan tampil jendela Task Pane Mail Merge. Pilih dan klik Letters pada Select Document Type dan      kemudian klik next


langkah 2 gambar task pane mail merge ms word


5.  Pilih dan klik Use Current Document
6.  Pilih Type a new list pada bagian Select recipients, kemudian klik tombol Create.
     Lebih jelas lihat gambar berikut





7.  Maka akan muncul kotak dialog New Address List,
     seperti gambar berikut




8.  Jika kolom data yang ada di kotak dialog diatas sudah di anggap cukup, maka langsung saja        masukkan data dengan mengklik tombol New Entry. Pada tampilan ini Word telah menyediakan  field-field default, seperti Title, First name, last name, dan field lain. Jika field yang ditampilkan itu tidak sesuai kebutuhan, maka silahkan klik Customize Columns untuk memodifikasi nama field. Lihat gambar berikut




9. Pada tampilan Customize Address List hapus semua field yang tidak sesuai dengan cara klik field       tersebut kemudian klik Delete. Ulangi hingga semua field yang tida sesuai itu terhapus semua.
10. Setelah terhapus semua, masukkan nama field yang anda inginkan dengan klik Add. Pada kota     Add field tulis nama field kemudian OK, ulangi hingga semua field yang diinginkan masuk semua.
11. Setelah selesai semua klik OK dan tampilan akan kembali ke New Adrress List. Masukkan data    surat sesuai kebutuhan pada masing-masing kolom sebagaimana yang sudah di buat.
12. Untuk melakukan penambahan pada data-data yang ingin dimasukkan, tekan/klik New Entry     atau tekan tombol TAB pada keyboard.
13. Jika semua data sudah dimasukkan semua, kemudian klik OK. Selanjutnya akan ditampilkan dialog Save Address List. Silahkan anda menyimpan data tersebut.

14. Proses pertama, pembuatan sumber data sudah selesai.

     Selanjutnya proses kedua, yaitu memasukkan sumber data ke dalam data utama (main dokumen).
Berikut adalah langkah-langkahnya;


1. Buka dan siapkan data utama (main dokumen), letakkan kursor pada area dimana data akan                ditempatkan        
2. Kemudian klik Insert Merge Field pada group Write & Insert Fields, pilih dan klik field yang akan      dimasukkan terlebih dahulu.

3. Lanjutkan dengan meyisipkan field-field lainnya. (sebagaimana langkah bagian 2)
4. Tahap akhir jika semua nama field sudah masuk, maka klik Preview Result untuk melihat hasilnya.
5. Gunakan tombol navigasi yang ada di tab Mailings untuk melihat data yang lain
Pertanyaan selanjutnya dari sekian tahapan di atas adalah Bagaimana cara mencetaknya? Berikut langkah-langkah mencetak Mail Merge;


1. Pada tab Mailings, klik tanda panah pada ikon Finish & Merge di group Finish. 



2. Klik Print Documents. Selanjutnya pada kotak dialog Merge to Printer tentukan pilihan pencetakan yang diinginkan. Misalnya All (untuk mencetak semua data), Current Record (mencetak data yang sedang aktif), dan From....to.....(mencetak data sesuai halaman yang ditentukan)
3. Setelah semua diatur, kemudian klik OK.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Drop Cap, Columns, Header & Footer, Clip Art dan Watermark, Page Border, Smart Art, Footenote dan Comment

Membuat dan Memodifikasi Table Serta Menggunakan Rumus Sederhana di Ms. Word 2010